Receptionist AI, segreteria telefonica o servizio di risposta telefonica: cosa scegliere per la tua attività?

Tre modi di gestire le chiamate a cui non puoi rispondere

Ogni attività perde chiamate. Il team è con un cliente, in cantiere, in pausa pranzo o è già andato a casa. Quello che conta è cosa succede dopo a chi ha chiamato.

Le soluzioni più comuni sono tre: mandare la chiamata alla segreteria telefonica, pagare un servizio di risposta telefonica con operatori, oppure far rispondere una receptionist AI. Ognuna funziona bene per alcune chiamate e male per altre.

La segreteria telefonica

La segreteria telefonica è gratuita e tutti sanno come funziona. Per chi vuole solo lasciare un breve messaggio e non ha fretta, fa il suo lavoro.

Il problema sono tutti gli altri. Molti riattaccano invece di lasciare un messaggio e chiamano l’attività successiva. Chi il messaggio lo lascia non ottiene una risposta, non può prenotare niente e non sa quando verrà richiamato. La mattina dopo il tuo team passa il tempo ad ascoltare registrazioni e a richiamare persone, alcune delle quali si sono già rivolte altrove.

Un servizio di risposta telefonica con operatori

Un servizio di risposta telefonica mette una persona vera al telefono. Rispetto alla segreteria è un bel passo avanti: chi chiama sente una voce umana e riceve la promessa che qualcuno si farà sentire.

Però chi risponde di solito lavora per molte aziende contemporaneamente. Segue un copione, prende un messaggio e lo inoltra. Raramente ha accesso al tuo calendario, ai tuoi prezzi o alle tue regole, quindi la maggior parte delle chiamate finisce comunque con “la faremo richiamare”. Il prezzo in genere è a chiamata o a minuto, quindi i costi crescono con il volume, e la copertura di notti, weekend e altre lingue dipende dal servizio.

Una receptionist AI

Una receptionist AI risponde subito a ogni chiamata, anche a più chiamate insieme, e non si limita a prendere un messaggio. Può rispondere con le informazioni che hai approvato, prenotare nel tuo calendario durante la chiamata, trasferire al tuo team quando lo prevedono le tue regole e, se nessuno è disponibile, registrare una richiesta di richiamo con motivo e priorità.

Anche lei ha dei limiti. Sa solo ciò che le insegni e ciò a cui è collegata, quindi la configurazione conta. E non è una persona: le chiamate che richiedono empatia o giudizio vanno trasferite, ed è proprio a questo che servono le regole.

Receptionist AI, segreteria e servizio di risposta a confronto

Ecco come si comportano sulle cose che nota chi chiama e su quelle che servono al tuo team dopo:

• Rispondere subito a ogni chiamata: la segreteria telefonica non risponde affatto; un servizio di risposta dipende da quanti operatori sono liberi; una receptionist AI sì.
• Prenotare appuntamenti durante la chiamata: la segreteria no; un servizio di risposta di solito no; una receptionist AI prenota nel tuo calendario e conferma solo quando la prenotazione esiste.
• Rispondere a domande sulla tua attività: la segreteria no; un servizio di risposta può solo leggere il suo copione; una receptionist AI risponde con i fatti, le pagine e i documenti che approvi.
• Notti e weekend: la segreteria è sempre attiva; un servizio di risposta dipende dal contratto; una receptionist AI risponde 24 ore su 24.
• Lingue: con una receptionist AI come WiseUnit puoi avere una receptionist per ogni lingua che ti serve; con le altre due soluzioni dipende.
• Cosa ti resta dopo: la segreteria ti lascia registrazioni; un servizio di risposta ti lascia messaggi; una receptionist AI ti lascia trascrizione ed esito confermato di ogni chiamata.

Come scegliere

Parti dalle tue chiamate, non dagli strumenti. Prendi una settimana normale e dividi le chiamate perse in tre gruppi: chi vuole prenotare, chi ha una domanda a cui potresti rispondere con informazioni che hai già, e chi ha davvero bisogno di una persona.

Se la maggior parte delle chiamate perse sono prenotazioni e domande di routine, una receptionist AI le gestisce dall’inizio alla fine. Se la maggior parte richiede una persona, ti serve un passaggio veloce e affidabile, e anche qui una receptionist AI che trasferisce le chiamate urgenti e registra le altre come richiami in ordine di priorità fa al caso tuo. La segreteria telefonica ha senso solo quando le chiamate perse sono rare e a nessuno pesa aspettare.

Molti team finiscono per combinarle. La receptionist AI risponde per prima, una persona prende le chiamate che ne hanno bisogno e lo storico chiamate prende il posto della casella della segreteria.

Per vedere come funziona in pratica, leggi come gestire le chiamate fuori orario.

Domande frequenti