Cos’è una receptionist AI? Come funziona e quando conviene

La receptionist AI in una frase

Una receptionist AI, o receptionist virtuale, è un software che risponde alle chiamate della tua attività con una voce naturale, capisce perché la persona sta chiamando e fa qualcosa di utile: risponde alla domanda, prenota l’appuntamento, prende i dati per un richiamo o passa la chiamata a una persona.

Non è un centralino con il menu vocale. Chi chiama non deve premere 1 per l’amministrazione. Dice di cosa ha bisogno con parole sue, e la receptionist risponde come farebbe una reception ben preparata.

E non è nemmeno un chatbot attaccato a una linea telefonica. Una buona receptionist AI lavora con le informazioni della tua attività, segue le tue regole su quando deve intervenire una persona e lascia traccia di ogni chiamata, così il tuo team vede cosa è successo.

Cosa succede durante una chiamata

Ecco una chiamata tipica, passo per passo, come si svolge in WiseUnit.

• Il telefono squilla sul numero della tua attività e la receptionist risponde subito, con il saluto che hai scritto tu.
• Chi chiama spiega di cosa ha bisogno. La receptionist fa le domande che le hai indicato, per esempio il nome, il tipo di intervento o il giorno che preferisce.
• Se la risposta è nelle tue informazioni (orari, prezzi, metodi di pagamento, regole), risponde con le parole che hai approvato.
• Se il cliente vuole un appuntamento, controlla il tuo calendario durante la chiamata, propone uno slot libero e lo prenota. Lo conferma solo quando la prenotazione è nel calendario.
• Se serve una persona, trasferisce la chiamata al tuo team, negli orari che consenti. Se nessuno è disponibile, registra una richiesta di richiamo con il motivo, l’orario preferito e una priorità.
• A fine chiamata, la trascrizione e l’esito (per esempio “Appuntamento prenotato” o “Richiamo richiesto”) vengono salvati nello storico chiamate.

Cosa sa e cosa non sa

Una receptionist AI è utile quanto le informazioni che ha a disposizione. In WiseUnit aggiungi fatti sulla tua attività, pagine del sito e documenti come un listino prezzi o un regolamento in PDF, e la receptionist risponde con ciò che approvi.

Questo confine conta. Una receptionist che improvvisa su prezzi o regole crea problemi che il tuo team deve poi sistemare. Una che risponde solo con informazioni approvate, e che quando la risposta non c’è dice che passerà la domanda al team, è una receptionist a cui puoi affidare clienti veri.

Inoltre sa solo ciò a cui è collegata. WiseUnit prenota su Google Calendar, Calendly e Cal.com. Non consulta un singolo ordine, una cartella clinica o un veicolo in sistemi a cui non è collegata, quindi chiamate di questo tipo vengono trasferite o diventano una richiesta di richiamo per il tuo team.

Quando deve intervenire una persona

Lo scopo di una receptionist AI non è tenere i clienti lontani dal tuo team. È fare in modo che le chiamate che hanno bisogno di una persona ci arrivino, con il contesto già raccolto.

Le regole le decidi tu. Imposti un numero di trasferimento, descrivi nelle istruzioni quali situazioni vanno passate e scegli se consentire i trasferimenti fuori orario. Chi chiama perché l’acqua scende dal soffitto può essere messo in contatto alle 19; una domanda sugli orari della settimana prossima non ha bisogno di nessuno.

Tutto il resto finisce con un esito chiaro su cui il tuo team può agire la mattina dopo: un appuntamento in calendario, una domanda che ha già avuto risposta o una richiesta di richiamo ordinata per priorità.

Per chi è pensata

Una receptionist AI fa più differenza dove il telefono è il modo in cui i clienti ti raggiungono e chi dovrebbe rispondere è impegnato a fare il lavoro vero e proprio.

• Studi medici e ambulatori, dove chi sta in accettazione segue anche i pazienti in sala d’attesa.
• Idraulici, elettricisti, tecnici della climatizzazione e imprese di pulizie, dove chi dovrebbe rispondere è da un cliente o in cantiere.
• Amministratori di condominio e property manager, che ricevono chiamate da inquilini e proprietari a tutte le ore.
• Hotel, officine, concessionarie e negozi che vogliono una risposta a ogni domanda su prenotazioni e disponibilità.
• Team che parlano con clienti in più lingue. Ogni receptionist WiseUnit risponde nella lingua che scegli, e puoi attivarne quante ne servono.

Cosa verificare prima di scegliere una receptionist AI

Quasi tutte le receptionist AI fanno bella figura in una demo. Queste domande ti dicono come si comporterà sulle tue chiamate.

Puoi vedere come WiseUnit risponde a ognuna di queste domande nella pagina AI Receptionist, oppure confrontare i piani nella pagina dei prezzi.

• Prenota nel calendario che usi già, e conferma solo quando la prenotazione esiste davvero?
• Risponde solo con informazioni che approvi, e puoi modificarle da solo?
• Puoi decidere esattamente quando le chiamate passano a una persona, anche fuori orario?
• Ogni chiamata viene registrata con trascrizione ed esito chiaro?
• Parla le lingue dei tuoi clienti?
• Il prezzo dipende dal tuo volume di chiamate, e puoi sentirla rispondere a una chiamata prima di registrarti?

Domande frequenti