Configurare una receptionist AI: una checklist pratica

Prima di iniziare: elenca perché ti chiamano

Siediti dieci minuti con chi oggi risponde al telefono e scrivete i dieci motivi più comuni per cui le persone chiamano. Per ognuno, decidi come deve finire la chiamata: risposta, prenotazione, trasferimento o richiamo più tardi.

Quella lista è la base di tutto il resto. Ti dice quali informazioni aggiungere, quali chiamate devono arrivare a una persona e quale calendario collegare.

1. Dalle un nome e scrivi le istruzioni

Dai alla receptionist un nome e un saluto che suonino come la tua attività. Poi scrivi le istruzioni come faresti per preparare una nuova persona alla reception: cosa chiedere (nome, motivo, orario preferito), come gestire ogni chiamata frequente e cosa non deve mai fare, per esempio promettere un prezzo che non conosce.

2. Insegnale la tua attività

Aggiungi le informazioni che i clienti chiedono più spesso, con le parole che vuoi usare: orari, prezzi, metodi di pagamento, regole di disdetta, zona servita. Poi aggiungi pagine del sito e documenti come un listino prezzi o un manuale interno.

La receptionist risponde con ciò che approvi. Se una domanda non è coperta, deve dire che la passerà al team invece di tirare a indovinare, quindi conviene coprire bene i tuoi dieci motivi principali prima di andare live.

3. Scegli una lingua e una voce

Ogni receptionist WiseUnit risponde in una lingua: inglese, tedesco, italiano, francese, spagnolo, polacco o turco. Scegli la voce più adatta alla tua attività. Se i tuoi clienti parlano lingue diverse, crea una receptionist per ciascuna; ogni piano include receptionist illimitate.

4. Collega un numero, imposta orari e trasferimenti

Collega il numero di telefono a cui la receptionist deve rispondere e imposta gli orari di apertura. Aggiungi un numero di trasferimento, descrivi nelle istruzioni quando le chiamate vanno passate e decidi se consentire i trasferimenti fuori orario. Tutto ciò che non rientra in questi casi diventa una richiesta di richiamo con motivo e priorità.

5. Collega il calendario

Se i clienti prenotano appuntamenti, collega il calendario che usi già:

• Google Calendar: scegli il calendario in cui la receptionist prenota.
• Calendly: prenota un tipo di evento; serve un piano Calendly a pagamento e l’email di chi chiama.
• Cal.com: prenota un tipo di evento; serve l’email di chi chiama.

6. Mettila alla prova come farebbe un cliente

Chiamala tu, e chiedi a un collega di chiamare facendo la parte del cliente difficile. Prova i tuoi dieci motivi principali, una domanda a cui non dovrebbe saper rispondere, la richiesta di parlare con una persona e una prenotazione. Poi apri lo storico chiamate e controlla che ogni chiamata sia finita con l’esito che ti aspettavi.

7. Pubblica

In WiseUnit le modifiche restano in bozza finché non le pubblichi, così chi chiama non sente mai una configurazione a metà. Pubblica quando le chiamate di prova vanno come vuoi, e pubblica di nuovo ogni volta che cambi istruzioni o informazioni.

8. Controlla la prima settimana

Nella prima settimana, dedica qualche minuto al giorno allo storico chiamate e alla lista dei richiami.

Devi pensare anche a sere e weekend? Leggi come gestire le chiamate fuori orario.

• Leggi qualche trascrizione. Chi chiama riceve le risposte che daresti tu?
• Cerca le domande a cui non ha saputo rispondere e aggiungi le informazioni mancanti.
• Controlla che i trasferimenti siano avvenuti quando dovevano e non quando non dovevano, e correggi le istruzioni.
• Assicurati che ogni mattina qualcuno si occupi della lista dei richiami.

Domande frequenti