Come non perdere chiamate quando sei occupato

Gran parte delle chiamate perse arriva mentre sei già impegnato: con un cliente, su un’altra linea o in cantiere. Un metodo pratico perché ognuno di quei clienti riceva comunque una risposta.

Elenco chiamate della receptionist Front desk con cinque chiamate in un giorno, ognuna con il suo esito: richiamo richiesto, appuntamento prenotato, trasferita e una senza esito confermato. Il riepilogo mostra 5 chiamate, 2 appuntamenti prenotati e 2 richiami creati. — Una giornata di lavoro: ogni chiamata ha un esito confermato, così vedi cosa è successo mentre eri occupato.

Le chiamate perse sono soprattutto di giorno

Quando si parla di chiamate perse, si pensa al telefono che squilla in un ufficio vuoto la sera. Per la maggior parte delle piccole attività, però, il buco più grande è durante la giornata. Il telefono suona mentre sei con un cliente, sei già al telefono con qualcun altro, sei sotto un lavandino, guidi tra un intervento e l’altro o sei nel mezzo di un trattamento.

Sei aperto, stai lavorando, e comunque non riesci a rispondere. Chi chiama non lo sa. Sente squillare a vuoto o finisce in segreteria telefonica, e decide cosa fare.

Cosa fa chi chiama quando non rispondi

Qualcuno lascia un messaggio. Molti no. Un nuovo cliente che cerca un idraulico, un dentista o un tavolo per venerdì ha di solito più opzioni aperte sul telefono, e chiamare la successiva richiede pochi secondi.

I messaggi che ricevi sono spesso scarni: un nome, un numero, “richiamami”. Richiami tra un lavoro e l’altro, trovi la sua segreteria e inizia il rimpallo. Intanto la domanda semplice che aveva, per esempio gli orari o se fai un certo servizio, poteva avere risposta già alla prima chiamata.

Di cosa ha bisogno chi chiama quando non puoi rispondere

Guarda le chiamate che hai perso la settimana scorsa. Quasi tutte volevano una di queste quattro cose:

Una risposta a una domanda semplice: orari, prezzi, indirizzo, se offri un certo servizio.
Un appuntamento, un sopralluogo o una prenotazione.
Una persona, perché la questione è urgente o puoi deciderla solo tu.
Un richiamo, all’ora che gli va bene, da qualcuno che sa già perché ha chiamato.

Rispondere mentre lavori, con una receptionist AI

Una receptionist AI copre tutte e quattro senza che tu debba interrompere quello che stai facendo. In WiseUnit la receptionist risponde a ogni chiamata sul numero che colleghi, 24 ore su 24, anche nelle ore in cui sei aperto ma impegnato.

Domande: aggiungi informazioni, pagine del sito e documenti sulla tua attività e approvali. La receptionist risponde da ciò che hai approvato.
Prenotazioni: collega Google Calendar, Calendly o Cal.com. La receptionist prenota durante la chiamata e conferma solo quando l’appuntamento esiste nel calendario.
Chiamate urgenti: aggiungi un numero di trasferimento e descrivi cosa conta come urgente. Quelle chiamate vengono passate a una persona, le altre no.
Tutto il resto: la chiamata si chiude con una richiesta di richiamo con il motivo, l’orario preferito e una priorità.

Recuperare tra un lavoro e l’altro

Quando hai un minuto libero, apri lo storico delle chiamate invece della segreteria. Ogni chiamata ha la trascrizione, un riepilogo e un esito confermato: appuntamento prenotato, trasferita, richiamo richiesto. Vedi subito quali clienti sono già sistemati e quali aspettano te, in ordine di priorità.

Le chiamate ti mostrano anche cosa manca. Quando qualcuno chiede una cosa a cui la receptionist non sapeva rispondere, la domanda compare tra quelle senza risposta e puoi trasformarla in una risposta da approvare. Le modifiche restano in bozza finché non le pubblichi, quindi niente va online per sbaglio.

Per dare alla receptionist le informazioni giuste, leggi come addestrare una receptionist AI sulla tua attività.

Quanto costa

WiseUnit parte da 119 € al mese, oppure 99 € al mese con fatturazione annuale, IVA esclusa. Il piano Starter include 1.000 minuti di chiamate, Business 3.500 e Scale 7.000. Ogni piano include receptionist illimitate, quindi puoi averne una per lingua o per sede senza pagare a postazione.

Trovi tutti i dettagli nella pagina dei prezzi.

Una checklist veloce

Prima di attivarla, assicurati di aver:

Elencato le domande più frequenti e aggiunto le risposte come informazioni.
Collegato il calendario in cui vanno le prenotazioni.
Deciso quali chiamate richiedono una persona, e su quale numero di trasferimento.
Stabilito chi gestisce i richiami, e in quale momento della giornata.
Scelto la lingua dei tuoi clienti. Ogni receptionist risponde in una lingua: italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo, polacco o turco.

Domande frequenti

I clienti possono prenotare mentre sono occupato?

Sì. Con Google Calendar, Calendly o Cal.com collegato, la receptionist prenota durante la chiamata e conferma solo quando l’appuntamento è nel tuo calendario. Calendly richiede un piano Calendly a pagamento, e con Calendly e Cal.com serve l’email di chi chiama.

Cosa succede se chi chiama ha davvero bisogno di me?

Se la chiamata corrisponde a ciò che hai descritto come urgente, la receptionist la trasferisce al tuo numero di trasferimento. Altrimenti registra una richiesta di richiamo con motivo, orario preferito e priorità.

E se la receptionist non conosce la risposta?

Risponde solo da informazioni, pagine e documenti che hai approvato. Le domande a cui non ha saputo rispondere compaiono tra quelle senza risposta, che puoi trasformare in risposte da approvare, e chi chiama può comunque lasciare una richiesta di richiamo.