Keine Anrufe mehr verpassen, wenn Sie gerade beschäftigt sind
Die meisten verpassten Anrufe gehen ein, während Sie ohnehin beschäftigt sind: im Kundengespräch, auf der anderen Leitung oder beim Einsatz. Ein praktischer Weg, damit jeder Anrufer trotzdem eine Antwort bekommt.
Verpasst werden vor allem Anrufe am Tag
Bei verpassten Anrufen denken viele an das Telefon, das abends im leeren Büro klingelt. Für die meisten kleinen Betriebe ist die größere Lücke aber tagsüber. Das Telefon klingelt, während Sie mit einem Kunden sprechen, schon auf der anderen Leitung sind, unter einer Spüle liegen, zwischen zwei Einsätzen im Auto sitzen oder mitten in einer Behandlung stehen.
Sie haben geöffnet, Sie arbeiten, und Sie können trotzdem nicht abnehmen. Der Anrufer weiß das nicht. Er hört es ins Leere klingeln oder landet auf dem Anrufbeantworter und entscheidet, was er als Nächstes tut.
Was Anrufer tun, wenn niemand abnimmt
Manche hinterlassen eine Nachricht. Viele nicht. Wer einen Installateur, eine Zahnarztpraxis oder einen Tisch für Freitag sucht, hat meist mehrere Optionen auf dem Handy offen, und der nächste Anruf dauert nur Sekunden.
Die Nachrichten, die ankommen, sind oft dünn: ein Name, eine Nummer, „Bitte zurückrufen“. Sie rufen zwischen zwei Terminen zurück, erreichen die Mailbox, und das Hin und Her beginnt. Dabei hätte sich die einfache Frage, etwa nach den Öffnungszeiten oder einer bestimmten Leistung, schon beim ersten Anruf klären lassen.
Was Anrufer brauchen, wenn Sie nicht abnehmen können
Sehen Sie sich die Anrufe an, die Sie letzte Woche verpasst haben. Fast alle wollten eines von vier Dingen:
- Eine Antwort auf eine einfache Frage: Öffnungszeiten, Preise, Adresse, ob Sie eine bestimmte Leistung anbieten.
- Einen Termin, einen Besuch oder eine Reservierung.
- Einen Menschen, weil die Sache dringend ist oder nur Sie sie entscheiden können.
- Einen Rückruf zu einer passenden Zeit, von jemandem, der schon weiß, worum es geht.
Anrufe annehmen, während Sie arbeiten
Ein KI-Telefonassistent deckt alle vier ab, ohne dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen. In WiseUnit nimmt der Assistent jeden Anruf auf der Nummer an, die Sie verbinden, rund um die Uhr, auch in den Stunden, in denen Sie geöffnet, aber beschäftigt sind.
- Fragen: Hinterlegen Sie Fakten, Seiten Ihrer Website und Dokumente zu Ihrem Betrieb und geben Sie sie frei. Der Assistent antwortet aus dem, was Sie freigegeben haben.
- Buchungen: Verbinden Sie Google Calendar, Calendly oder Cal.com. Der Assistent bucht während des Gesprächs und bestätigt erst, wenn der Termin im Kalender steht.
- Dringende Anrufe: Hinterlegen Sie eine Weiterleitungsnummer und beschreiben Sie, was als dringend gilt. Diese Anrufe werden zu einem Menschen durchgestellt, alle anderen nicht.
- Alles andere: Das Gespräch endet mit einer Rückrufanfrage mit Anliegen, Wunschzeit und Priorität.
Aufholen zwischen zwei Einsätzen
Wenn Sie eine freie Minute haben, öffnen Sie den Anrufverlauf statt der Mailbox. Jeder Anruf hat ein Transkript, eine Zusammenfassung und ein bestätigtes Ergebnis: Termin gebucht, weitergeleitet, Rückruf angefragt. Sie sehen sofort, welche Anrufer schon versorgt sind und welche auf Sie warten, sortiert nach Priorität.
Die Anrufe zeigen Ihnen auch, was fehlt. Fragt jemand etwas, das der Assistent nicht beantworten konnte, erscheint die Frage unter den unbeantworteten Fragen, und Sie können daraus eine Antwort zur Freigabe machen. Änderungen bleiben im Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen. So geht nichts versehentlich live.
Wie Sie dem Assistenten die richtigen Informationen geben, lesen Sie in So trainieren Sie einen KI-Telefonassistenten.
Was es kostet
WiseUnit gibt es ab 119 € im Monat, oder 99 € im Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zzgl. MwSt. Der Starter-Tarif enthält 1.000 Gesprächsminuten, Business 3.500 und Scale 7.000. Jeder Tarif enthält unbegrenzt viele Assistenten. Sie können also einen pro Sprache oder Standort einsetzen, ohne pro Platz zu zahlen.
Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Eine kurze Checkliste
Bevor Sie den Assistenten einschalten, sollten Sie:
- die häufigsten Fragen Ihrer Anrufer sammeln und die Antworten als Fakten hinterlegen.
- den Kalender verbinden, in den Buchungen gehen sollen.
- festlegen, welche Anrufe einen Menschen brauchen, und auf welche Weiterleitungsnummer.
- klären, wer die Rückrufliste abarbeitet, und wann am Tag.
- die Sprache Ihrer Anrufer wählen. Jeder Assistent antwortet in einer Sprache: Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Polnisch oder Türkisch.
Häufige Fragen
Können Anrufer Termine buchen, während ich beschäftigt bin?
Ja. Mit verbundenem Google Calendar, Calendly oder Cal.com bucht der Assistent während des Gesprächs und bestätigt erst, wenn der Termin in Ihrem Kalender steht. Calendly setzt einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif voraus, und für Calendly und Cal.com braucht es die E-Mail-Adresse des Anrufers.
Was passiert, wenn ein Anrufer wirklich mich braucht?
Passt der Anruf zu dem, was Sie als dringend beschrieben haben, leitet der Assistent ihn an Ihre Weiterleitungsnummer weiter. Andernfalls nimmt er eine Rückrufanfrage mit Anliegen, Wunschzeit und Priorität auf.
Was, wenn der Assistent die Antwort nicht kennt?
Er antwortet nur aus Fakten, Seiten und Dokumenten, die Sie freigegeben haben. Fragen, die er nicht beantworten konnte, erscheinen als unbeantwortete Fragen, aus denen Sie Antworten zur Freigabe machen können. Der Anrufer kann trotzdem eine Rückrufanfrage hinterlassen.