Richieste di richiamo: messaggi su cui puoi agire davvero

Perché i messaggi telefonici finiscono in un rimpallo

I messaggi che arrivano a un’attività si somigliano quasi tutti: un nome, un numero e “richiamami”. A volte nemmeno il nome. Richiami tra un lavoro e l’altro, il cliente è in macchina, lasci un messaggio in segreteria telefonica e si ricomincia.

Il problema non è che le persone lasciano messaggi. È che nel messaggio manca tutto quello che ti serve per agire. Non sai di cosa si tratta, quindi non puoi prepararti. Non sai quando il cliente è libero, quindi tiri a indovinare. E non sai quale dei cinque messaggi conta di più, quindi li richiami in ordine di arrivo.

Le chiamate che perdi mentre lavori sono un problema simile, di cui parliamo in come non perdere chiamate quando sei occupato.

Cosa contiene un messaggio utile

Un messaggio utile risponde a quattro domande prima che tu prenda il telefono. Con tutte e quattro, il richiamo diventa una telefonata sola invece di tre:

• Chi ha chiamato e a quale numero richiamarlo.
• Perché ha chiamato, in una frase abbastanza precisa da preparare la risposta.
• Quando preferisce essere richiamato.
• Quanto è urgente rispetto a tutto il resto in attesa.

Come la receptionist AI prende una richiesta di richiamo

WiseUnit risponde a ogni chiamata, 24 ore su 24, sul numero che colleghi. Prima prova ad aiutare direttamente: risponde con i fatti, le pagine del sito e i documenti che hai aggiunto e approvato, e può prenotare un appuntamento in Google Calendar, Calendly o Cal.com, confermandolo solo quando la prenotazione esiste davvero.

Quando il cliente ha bisogno di qualcosa che può dargli solo il tuo team, la chiamata si chiude con una richiesta di richiamo, non con un messaggio vago. La richiesta contiene numero e nome di chi ha chiamato, il motivo con le sue parole, l’orario preferito per il richiamo e una priorità: urgente, alta o normale.

Ecco come appare nella pratica:

• Un’officina: un cliente chiede se la sua auto è pronta. La receptionist non vede il tuo gestionale d’officina, quindi prende una richiesta: “Chiede se l’auto lasciata lunedì è pronta, richiamare dopo le 16, priorità normale.”
• Uno studio dentistico: un paziente chiama alle 7 con mal di denti da ieri sera. La richiesta dice: “Mal di denti da ieri sera, vorrebbe essere visto oggi, richiamare all’apertura dello studio, urgente.”
• Una spa: una cliente vuole un buono regalo per un gruppo di sei con un pacchetto su misura. La receptionist spiega i pacchetti che hai inserito e prende una richiesta per la parte su misura, con orario preferito “mattina nei giorni feriali”.

Dove finiscono le richieste

Tutte le richieste di richiamo arrivano in un’unica lista, divise in aperte, in corso, risolte e archiviate. Puoi filtrare per receptionist e per priorità, così anche con una receptionist per sede o per lingua vedi cosa ha raccolto ognuna.

La chiamata dietro ogni richiesta resta nello storico chiamate con trascrizione, riepilogo ed esito confermato. Se il motivo non basta, leggi il riepilogo prima di comporre il numero. Quasi sempre non ti servirà.

Una routine quotidiana per svuotare la lista

Le richieste di richiamo funzionano solo se qualcuno se ne occupa. Scegli una persona al giorno e dalle un momento fisso, per esempio i primi 15 minuti dopo l’apertura e una seconda volta dopo pranzo.

• Filtra prima le urgenti, poi quelle ad alta priorità, poi le normali.
• Segna la richiesta come in corso quando la prendi, così nessun altro richiama la stessa persona.
• Guarda l’orario preferito. Se è più tardi in giornata, pianifica il richiamo invece di chiamare subito.
• Dopo la telefonata aggiungi una nota interna: cosa avete concordato, o che hai lasciato un messaggio. Le note sono visibili al tuo team.
• Segna la richiesta come risolta quando hai finito, oppure archiviala se è un doppione o non serve più.
• Se la vedi diversamente, cambia la priorità. Titolari e amministratori possono aggiornare stato, priorità e note.

Meno richiami col tempo

Una volta a settimana guarda i motivi delle richieste risolte nella settimana precedente. Se la stessa domanda torna spesso, come il parcheggio, un prezzo o se offri un certo servizio, probabilmente non serve una persona. Aggiungi la risposta a ciò che sa la tua receptionist, approvala e pubblica. Le modifiche restano in bozza finché non le pubblichi.

WiseUnit raccoglie anche le domande rimaste senza risposta durante le chiamate, così puoi trasformarle in risposte da approvare. In poche settimane la lista dei richiami si accorcia, e restano le richieste che hanno davvero bisogno di te.

Per la versione passo per passo di questo controllo, leggi 15 minuti a settimana per rivedere le chiamate della receptionist AI.

Quando il richiamo non è l’esito giusto

La richiesta di richiamo è la risposta giusta quando il cliente può aspettare. In due casi serve altro. Se vuole un appuntamento, lascia che la receptionist lo prenoti subito. Se la questione richiede una persona adesso, dai alla receptionist un numero di trasferimento. Ogni receptionist ne ha uno, e puoi decidere se consentire i trasferimenti anche fuori orario.

Tutto il resto, le domande a cui puoi rispondere solo tu, i preventivi, i seguiti, finisce in una richiesta di richiamo con motivo, orario e priorità. Ogni piano WiseUnit include receptionist illimitate, a partire da 119 € al mese oppure 99 € al mese con fatturazione annuale, IVA esclusa.

Scopri cosa succede alle chiamate dopo la chiusura in come gestire le chiamate fuori orario.

Confronta cosa include ogni piano nella pagina prezzi.

Domande frequenti