Come una receptionist AI risponde alle chiamate di uno studio dentistico

Perché in studio è difficile rispondere al telefono

In uno studio dentistico piccolo, chi risponde al telefono di solito è anche chi accoglie i pazienti, incassa, conferma gli appuntamenti del giorno dopo e aiuta il dentista alla poltrona. Quando ci sono due pazienti al bancone, il telefono aspetta.

Quasi tutte le chiamate a uno studio sono di routine. Qualcuno vuole fissare l’igiene il mese prossimo, un nuovo paziente chiede se prendete nuovi pazienti, un genitore vuole sapere se curate i bambini e un altro chiede se si può pagare a rate. Ma una chiamata che finisce in segreteria telefonica è spesso un paziente che prenota dal primo studio che risponde.

Una receptionist AI risponde a queste chiamate sul numero dello studio, gestisce da sola quelle di routine e passa le altre al tuo team, con i dettagli già annotati.

Cosa succede quando un paziente chiama

Ecco come si svolge una tipica chiamata in studio con WiseUnit.

• La receptionist risponde subito con il saluto che hai scritto tu, per esempio il nome dello studio e una frase su come può aiutare.
• Il paziente dice cosa gli serve. La receptionist fa le domande che hai impostato, come nome, se è già paziente dello studio e il motivo della visita.
• Se la domanda rientra nelle tue informazioni (orari, trattamenti che offri, se curi i bambini, convenzioni e modalità di pagamento, come arrivare), risponde con le parole che hai approvato.
• Se il paziente vuole un appuntamento, controlla il tuo calendario durante la chiamata, propone un orario libero e lo prenota. Dice al paziente che è prenotato solo quando l’appuntamento è davvero nel calendario.
• Se il paziente deve parlare con il dentista o con la segreteria, trasferisce la chiamata al numero di trasferimento. Se nessuno può rispondere, registra una richiesta di richiamo con il motivo, l’orario preferito e una priorità.
• La trascrizione e l’esito, come “Appuntamento prenotato” o “Richiamo richiesto”, vengono salvati nello storico delle chiamate.

Cosa insegnarle sul tuo studio

La receptionist risponde a partire dalle informazioni, dalle pagine del sito e dai documenti che aggiungi e approvi. Per uno studio dentistico, le informazioni più utili sono quelle che i pazienti chiedono prima di prenotare.

Se parti da zero, la nostra guida su come addestrare una receptionist AI spiega cosa aggiungere per primo.

• Orari di apertura, compresi i giorni con orario prolungato e le chiusure per ferie.
• I trattamenti che fai in studio e quelli per cui mandi il paziente da un collega, per esempio igiene, otturazioni, sbiancamento, implantologia o ortodonzia.
• Se prendi nuovi pazienti e se curi i bambini.
• Le convenzioni con fondi e assicurazioni e le modalità di pagamento, compreso il pagamento a rate, dette sempre allo stesso modo.
• I prezzi che sei disposto a dare al telefono, come la prima visita o la seduta di igiene, e una frase chiara per tutto il resto: “Il preventivo te lo dà il dentista dopo la visita.”
• Cosa portare alla prima visita, dove parcheggiare e come trovare lo studio.

Prenotare controlli, igiene e prime visite

WiseUnit prenota su Google Calendar, Calendly o Cal.com. Con Calendly serve un piano Calendly a pagamento, e con Calendly o Cal.com la receptionist chiede al paziente un indirizzo email, perché la prenotazione ne ha bisogno.

La receptionist propone gli orari liberi che il calendario mostra, quindi il calendario deve mostrare solo gli orari che vuoi far prenotare al telefono. Controlli, sedute di igiene e prime visite vanno bene. Un intervento implantologico lungo, che il dentista pianifica di persona, no.

Prenota nuovi appuntamenti. Non sposta e non cancella quelli esistenti, quindi un paziente che vuole cambiare un appuntamento può essere passato alla segreteria o lasciato come richiesta di richiamo.

Le chiamate che restano al tuo team

Alcune chiamate dipendono dal singolo paziente. “Quando ho il prossimo appuntamento?”, “È pronta la mia corona?” e “Perché la fattura è più alta del previsto?” richiedono la sua scheda. WiseUnit non consulta il gestionale dello studio né le cartelle dei pazienti, quindi queste chiamate vengono trasferite o trasformate in un richiamo con nome e domanda del paziente.

Anche le domande cliniche restano al tuo team. Aggiungi una frase approvata in cui spieghi che a sintomi e terapie risponde il dentista, e imposta le istruzioni in modo che queste chiamate vengano trasferite o diventino un richiamo.

Decidi tu quali chiamate vengono passate. Ogni receptionist ha un numero di trasferimento, e nelle istruzioni scrivi in quali situazioni passare la chiamata, per esempio un paziente con un dolore forte o un gonfiore. Puoi permettere i trasferimenti fuori orario se un dentista è reperibile. Se nessuno è reperibile, aggiungi la frase approvata che vuoi far sentire su dove rivolgersi per un’urgenza, così viene detta sempre allo stesso modo.

Sere, fine settimana e altre lingue

Molti pazienti pensano a prenotare dopo il lavoro, quando lo studio è chiuso. La receptionist risponde a ogni chiamata 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quindi le chiamate della sera ricevono le stesse risposte, prenotazioni e richieste di richiamo di quelle delle 10 del mattino.

Ogni receptionist parla una lingua: italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo, polacco o turco. Se i tuoi pazienti chiamano in più lingue, puoi attivare una receptionist per ciascuna, perché ogni piano include receptionist illimitate.

Le modifiche restano in bozza finché non le pubblichi, quindi niente arriva ai pazienti prima che tu lo approvi. Quando le chiamate iniziano ad arrivare, i riepiloghi, le statistiche delle chiamate e l’elenco delle domande senza risposta ti mostrano cosa chiedono i pazienti che le tue informazioni non coprono ancora. Approvi una risposta una volta e viene usata in tutte le chiamate successive.

Come iniziare

Collega un numero di telefono, aggiungi orari, trattamenti e modalità di pagamento, collega il calendario, imposta il numero di trasferimento e pubblica. Poi chiama il tuo studio e ascolta come gestisce la prenotazione di una prima visita e una chiamata del tipo “Posso spostare il mio appuntamento?”.

I piani WiseUnit partono da 119 € al mese IVA esclusa, oppure 99 € al mese con fatturazione annuale, con 1.000 minuti inclusi nel piano Starter.

Scopri come funziona per i dentisti nella pagina dedicata agli studi dentistici, oppure confronta i piani nella pagina dei prezzi.

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