So nimmt ein KI-Telefonassistent die Anrufe einer Zahnarztpraxis an

Warum das Telefon am Empfang schwer zu bedienen ist

In einer kleinen Zahnarztpraxis ist die Person am Telefon meist auch die, die Patienten aufnimmt, abrechnet, die Termine für morgen bestätigt und am Behandlungsstuhl assistiert. Wenn zwei Patienten am Empfang stehen, muss das Telefon warten.

Die meisten Anrufe in einer Praxis sind Routine. Jemand möchte nächsten Monat zur Prophylaxe kommen, ein neuer Patient fragt, ob Sie noch Patienten aufnehmen, eine Mutter möchte wissen, ob Sie Kinder behandeln, und ein anderer fragt nach Ratenzahlung. Aber ein Anruf, der auf dem Anrufbeantworter landet, ist oft ein Patient, der bei der nächsten Praxis bucht, die abnimmt.

Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe unter der Nummer Ihrer Praxis an, erledigt die Routinefälle selbst und gibt die übrigen mit allen Angaben an Ihr Team weiter.

Was bei einem Anruf passiert

So läuft ein typischer Praxisanruf in WiseUnit ab.

• Der Assistent meldet sich sofort mit der Begrüßung, die Sie festgelegt haben, zum Beispiel mit dem Namen der Praxis und einem kurzen Satz dazu, wobei er helfen kann.
• Der Anrufer sagt, worum es geht. Der Assistent stellt die Rückfragen, die Sie vorgegeben haben, etwa nach Name, ob er bereits Patient der Praxis ist, und nach dem Grund des Besuchs.
• Steht die Antwort in Ihrem Wissen (Sprechzeiten, angebotene Behandlungen, Kinderbehandlung, Versicherung und Zahlungsmöglichkeiten, Anfahrt), antwortet er mit dem Wortlaut, den Sie freigegeben haben.
• Möchte der Anrufer einen Termin, prüft er während des Gesprächs Ihren Kalender, bietet einen freien Termin an und bucht ihn. Er bestätigt den Termin erst, wenn er wirklich im Kalender steht.
• Muss der Anrufer mit dem Zahnarzt oder dem Empfang sprechen, leitet er den Anruf an Ihre Weiterleitungsnummer weiter. Ist niemand erreichbar, nimmt er eine Rückrufbitte mit Anliegen, gewünschter Rückrufzeit und Priorität auf.
• Das Transkript und das Ergebnis, etwa „Termin gebucht“ oder „Rückruf angefragt“, werden in Ihrem Anrufverlauf gespeichert.

Was Sie ihm über Ihre Praxis beibringen

Der Assistent antwortet auf Grundlage der Fakten, Webseiten und Dokumente, die Sie hinzufügen und freigeben. In einer Zahnarztpraxis sind das meist die Dinge, die Patienten fragen, bevor sie einen Termin vereinbaren.

Wenn Sie bei null anfangen, erklärt unser Leitfaden KI-Telefonassistent trainieren, was Sie zuerst hinterlegen sollten.

• Sprechzeiten, auch lange Abende und Praxisurlaub.
• Welche Behandlungen Sie selbst anbieten und für welche Sie überweisen, zum Beispiel Prophylaxe, Füllungen, Bleaching, Implantate oder Kieferorthopädie.
• Ob Sie neue Patienten aufnehmen und ob Sie Kinder behandeln.
• Ob Sie Kassen- und Privatpatienten behandeln und welche Zahlungsmöglichkeiten es gibt, immer gleich formuliert.
• Preise, die Sie am Telefon nennen möchten, etwa für eine professionelle Zahnreinigung, und einen klaren Satz für alles andere: „Einen Heil- und Kostenplan erhalten Sie nach der Untersuchung.“
• Was neue Patienten mitbringen sollten, Parkmöglichkeiten und wie man die Praxis findet.

Kontrolltermine und neue Patienten buchen

WiseUnit bucht in Google Calendar, Calendly oder Cal.com. Für Calendly brauchen Sie einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif, und bei Calendly und Cal.com fragt der Assistent nach der E-Mail-Adresse des Anrufers, weil die Buchung eine braucht.

Der Assistent bietet die freien Termine an, die Ihr Kalender zeigt. Der Kalender sollte also nur die Zeiten zeigen, die telefonisch gebucht werden dürfen. Kontrollen, Prophylaxe und Erstuntersuchungen passen gut. Eine lange Implantatbehandlung, die der Zahnarzt persönlich plant, nicht.

Er bucht neue Termine. Bestehende Termine verschiebt oder storniert er nicht. Wer einen Termin ändern möchte, wird an den Empfang weitergeleitet oder als Rückrufbitte erfasst.

Anrufe, die bei Ihrem Team bleiben

Manche Anrufe hängen vom einzelnen Patienten ab. „Wann ist mein nächster Termin?“, „Ist meine Krone fertig?“ und „Warum ist die Rechnung höher als gedacht?“ brauchen die Patientenakte. WiseUnit greift nicht auf Ihre Praxissoftware oder Patientenakten zu. Diese Anrufe werden deshalb weitergeleitet oder als Rückrufbitte mit Name und Frage des Patienten erfasst.

Auch medizinische Fragen bleiben bei Ihrem Team. Hinterlegen Sie einen freigegebenen Satz, dass Fragen zu Beschwerden und Behandlung der Zahnarzt beantwortet, und legen Sie in den Anweisungen fest, dass diese Anrufe weitergeleitet oder als Rückruf erfasst werden.

Sie entscheiden, welche Anrufe durchgestellt werden. Jeder Assistent hat eine Weiterleitungsnummer, und in den Anweisungen steht, in welchen Fällen weitergeleitet wird, zum Beispiel bei starken Schmerzen oder einer Schwellung. Weiterleitungen außerhalb der Sprechzeiten können Sie erlauben, wenn ein Zahnarzt Bereitschaft hat. Hat niemand Bereitschaft, hinterlegen Sie den freigegebenen Hinweis, wohin sich Anrufer im Notfall wenden können, damit er jedes Mal gleich lautet.

Abends, am Wochenende und in anderen Sprachen

Viele Patienten denken erst nach Feierabend an einen Termin, wenn die Praxis geschlossen ist. Der Assistent nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, sodass Anrufe am Abend dieselben Antworten, Buchungen und Rückrufbitten bekommen wie Anrufe um 10 Uhr.

Jeder Assistent spricht eine Sprache: Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Polnisch oder Türkisch. Rufen Ihre Patienten in mehreren Sprachen an, können Sie für jede Sprache einen eigenen Assistenten einrichten, denn jeder Tarif enthält beliebig viele Assistenten.

Änderungen bleiben im Entwurf, bis Sie sie veröffentlichen. So erreicht nichts Ihre Patienten, bevor Sie es freigegeben haben. Sobald Anrufe eingehen, zeigen Ihnen Anrufzusammenfassungen, Anrufauswertungen und die Liste unbeantworteter Fragen, was Patienten wissen möchten, das Ihr Wissen noch nicht abdeckt. Sie geben eine Antwort einmal frei, und sie wird bei jedem weiteren Anruf genutzt.

So fangen Sie an

Verbinden Sie eine Telefonnummer, hinterlegen Sie Sprechzeiten, Behandlungen und Zahlungsmöglichkeiten, verbinden Sie Ihren Kalender, legen Sie die Weiterleitungsnummer fest und veröffentlichen Sie. Rufen Sie dann selbst in Ihrer Praxis an und hören Sie, wie der Assistent eine Terminbuchung für einen neuen Patienten und einen Anruf wie „Kann ich meinen Termin verschieben?“ behandelt.

WiseUnit-Tarife beginnen bei 119 € pro Monat zzgl. MwSt. oder 99 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit 1.000 inklusive Minuten im Starter-Tarif.

Wie es für Zahnärzte funktioniert, sehen Sie auf der Seite für Zahnarztpraxen. Die Tarife vergleichen Sie auf der Preisseite.

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